Da 2 giornate a settimana a poche ore: un gestionale su misura per 31 affitti brevi

A&F Real Estate gestisce 31 appartamenti per affitti brevi distribuiti in tutta Italia, dal nord alle isole, per conto dei rispettivi proprietari. Il suo lavoro vive di prenotazioni multi-canale (Booking.com e Airbnb), turni di pulizia, manutenzioni e fatturazione: un'operatività quotidiana fatta di molti piccoli dati che devono restare allineati. Tiene al controllo, alla rapidità e a un rapporto trasparente con i proprietari degli immobili che gestisce.

Prima, tutto era frammentato. Prenotazioni e calendari venivano gestiti incrociando a mano i portali di Booking.com e Airbnb; fatturazione e anagrafica vivevano su fogli Excel; pulizie e manutenzioni passavano da un file compilato a mano e inviato via WhatsApp alle ditte di pulizia.

Il risultato: circa 15-16 ore a settimana — due giornate lavorative piene — spese in puro inserimento e riconciliazione di dati. I conflitti tra canali (doppie prenotazioni) erano rari, ma quando capitavano andavano scovati a mano. Sul mercato, le alternative erano PMS e channel manager generalisti dal prezzo sproporzionato per immobile e con decine di funzioni di cui se ne usano poche.

I criteri di successo erano chiari: abbattere drasticamente il tempo operativo manuale, centralizzare i canali in un'unica vista, dare ai proprietari visibilità sulle prenotazioni in arrivo nei loro immobili e mantenere costi sostenibili per una micro-impresa — pagando solo per le funzioni realmente utilizzate.

VerumFlow non ha proposto l'ennesimo PMS generalista, ma una soluzione tailor-made costruita sul flusso di lavoro reale del cliente. La logica è quella del metodo VerumFlow: il cliente vede la soluzione crescere prima di pagare, e ogni modulo nasce dalle sue esigenze, non da un template. È questo che ha convinto il cliente a sceglierci: un gestionale su misura, consegnato operativo in meno di un mese, senza i costi e la complessità dei prodotti di mercato.

La domanda tecnica di fondo era una: come tenere allineati più canali di prenotazione, evitando conflitti, senza costringere il cliente a inserire i dati due volte? La risposta è un channel manager iCal-driven.

Il tempo speso è passato da circa 15-16 ore a settimana a circa 3-4 ore — una riduzione di circa il 75%. Quelle ore non sono più data-entry, ma controllo delle notifiche e gestione delle attività operative quotidiane. Sul piano qualitativo, il cambiamento più importante è la fine della frammentazione: uno strumento che fa esattamente ciò che serve, percepito come proprio.